Alumni Harmonieorkest Leuven vzw (AHO) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. AHO houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens verwerken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- de passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als AHO zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover kan u met ons contact opnemen via deze contactgegevens:
Alumni Harmonieorkest Leuven vzw
Adres: Erpestraat 104, 3070 Kortenberg
E-mail:
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
AHO verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van:
- effectieve en niet effectieve leden van de vereniging
- vrijwilligers die helpen bij de organisatie van onze activiteiten
- muzikanten die ons occasioneel versterken tijdens een concert
- personen die op de hoogte gehouden willen worden van onze activiteiten
Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
- om deel te kunnen nemen aan activiteiten van de vereniging
- om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van een vzw: bijhouden van een ledenregister, verzekeren van de leden, aanvragen van subsidies
- om vlot te kunnen communiceren met leden en vrijwilligers
- om leden en niet-leden op de hoogte te kunnen houden van aankomende activiteiten
Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld?
Effectieve, niet-effectieve leden en vrijwilligers:
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum, geboorteplaats, telefoonnummer, e-mail
- Lidmaatschapsgegevens van AHO: instrument(en), jaar van aansluiting bij de vereniging
Personen die op de hoogte gehouden willen worden van onze activiteiten:
- Contactgegevens: naam en e-mailadres
Zoals de wet bepaalt, verwerken wij geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.
Het ledenregister van AHO dat alle leden en niet-effectieve leden vermeldt, wordt digitaal bewaard op het beveiligde cloud platform van AHO. Deze ledenlijst is ter inzage van de leden. Verder kunnen overheidsinstanties deze ledenlijst inkijken of opvragen volgens de bepalingen van de wet op de vzw’s. Op deze consulteerbare lijst staan geen telefoonnummers of e-mailadressen.
Foto’s, video’s en geluidsopnames: tijdens onze concerten en activiteiten worden foto’s, video’s en geluidsopnames gemaakt. Foto’s worden gebruikt in gedrukte en digitale media zoals: folders, affiches, website, facebookpagina, … (niet limitatieve lijst). Leden en muzikanten aanvaarden dat foto’s, video’s en geluidsopnames van concerten worden genomen en gebruikt. Leden, vrijwilligers en muzikanten kunnen verzoeken om geen foto’s, video’s en geluidsopnames van andere activiteiten dan concerten of muzikale optredens waarop ze herkenbaar zijn te gebruiken voor publicaties. AHO zal dit verzoek dan respecteren. Foto’s, video’s en geluidsopnames genomen tijdens andere activiteiten dan een concert of muzikaal optreden zullen eerst ter goedkeuring voorgelegd worden aan de betrokken leden, vrijwilligers of muzikanten alvorens deze te publiceren.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Website
Indien je een account hebt en je logt in op deze site, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Dit cookie bevat geen persoonlijke data en wordt weggegooid zodra je je browser sluit.
Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 4 weken bewaart. Zodra je uitlogt van jouw account, worden login cookies verwijderd.
Ingesloten inhoud van andere websites
Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud tonen. Bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde als alsof de bezoeker deze andere heeft website bezocht.
Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.
Analytics
Deze website maakt gebruik van awstats (Apache Log Analyzer), de analytics component van de apache webserver. De webserver wordt gehost op een cloud platform dat zich binnen de EU bevindt. De website en de analytics component bevinden zich binnen dezelfde omgeving.
Met wie kunnen we jouw data delen?
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het aansluiten van de leden bij VLAMO voor de verzekering
- de gegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (wet op de vzw’s), en in het UBO-register van de FOD Financiën
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
- het verzorgen van IT-infrastructuur en communicatieplatformen
Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Bewaartermijn
AHO bewaart persoonsgegevens tot maximaal 5 jaar na laatste gebruik voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (behalve indien op grond van de wet langer is vereist).
Beveiliging van de gegevens
We hebben de passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- alle personen die namens AHO van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot discretie;
- wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- onze bestuursvrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct met ons contact op te nemen. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Privacycommissie, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijziging privacy statement
Alumni Harmonieorkest Leuven vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.